Bullet (points) can kill

Ritorno sul tema già affrontato in passato, visto che durante l’estate, a tempo perso, ho studiato un altro po’.

E’ opinione comune di tutti gli esperti che PowerPoint è utilizzato in maniera impropria e che:

  1. Non deve essere utilizzato come un word processor. Quindi, poco, pochissimo testo (e dio ci liberi dai punti elenco)
  2. Il poco testo che c’è non deve essere letto parola per parola
  3. Il poco testo che c’è non deve essere un aiuto al presentatore, che comunque farebbe bene a ricordarsi le cose di cui sta parlando in altri modi (tipo con foglietti e note). A questo proposito si arriva ad auspicare addirittura un applicativo che permetta di proiettare le slide “fichette” a schermo e di mostrare cue cards (foglietti con i suggerimenti) al presentatore
  4. Poiché è brutto mandare gli spettatori a casa a mani vuote, scrivere un report con uno strumento adatto (tipo Word o, se sono numeri, Excel) e consegnarlo dopo (sempre dopo) la presentazione. Mai, mai, mai stampare e consegnare le slide…

Come già detto nell’altro post, l’utilizzo di slide poco dense ed emozionali, mal si adatta al nostro lavoro (ricerche di mercato > numeri > tabelle > grafici > slide molto dense e ben poco emozionali) e questo, pur apprezzandone l’arricchimento sul piano culturale che ne proviene, rende abbastanza inutili tutte queste letture. Ma c’è un altro aspetto, diciamo, più relazionale che assolutamente relega questi bellissimi accorgimenti nel campo dell’avventuroso e dell’improbabile.

Noi -di fatto- siamo “fornitori” di report, che pertanto pur dovendo essere un mezzo, ma si trasforma molto spesso  in un fine. Il report in PowerPoint per noi è (nonostante tutto il lavoro di back-office dove risiede la nostra competenza vera e propria) spesso l’unico output tangibile di quanto facciamo: questo fatto rende virtualmente impossibile non caricarlo di ogni possibile risultato, anche minimo, raggiunto tramite la ricerca, per la quale il cliente, non dimentichiamolo, ha già pagato. Noi non dobbiamo convincere e tanto meno vendere emozioni (cose che sembrano gli unici obiettivi del “bravo presentatore” della  letteratura), ma distribuire in forma possibilmente gradevole e non ambigua tutto quello che abbiamo trovato. (Se qualcuno sta pensando che PowerPoint non sia adatto allo scopo, ci suggerisca qualcos’altro. Grazie.)

Anche se, per carità di azienda, possiamo stendere un velo pietoso sugli argomenti su cui il più delle volte siamo pagati per ricercare (cose che addormenterebbero anche un cocainomane), ci vuole poco a capire che, in questo modo, le slide diventano tante di numero, dense di testo e, molto probabilmente, anche monotone.

Ci sono infine due ulteriori aspetti che, pur essendo molto più globali del problema specifico delle presentazioni, entrano pesantemente nel discorso.

Il primo è il fatto che gli ambienti di lavoro “reali” non sono (purtroppo? per fortuna?) il Far West americaneggiante in cui il cavaliere solitario arriva in casa del cattivo di turno, lo convince con la sola forza del suo sorriso, del suo charme e delle sue slide-che-trasmettono-emozioni e se ne torna con il contratto firmato. Il nostro modello economico (e molti altri) porta ad rapporto cliente-fornitore che prevede la presentazione quasi sempre in fase di consegna e quasi mai in fase di vendita. Non c’è nessuno da convincere, ma solo un contratto da rispettare e delle aspettative da soddisfare.

Spesso, aggiungo, le vere aspettative non sono nemmeno quelle che le slide soddisfano in senso letterale, ma lo scopo di tutta la faccenda è quello di fornire carburante e munizioni al nostro referente per battaglie interne con i suoi capi o con dipartimenti rivali. Se si passa dal piano delle idee e delle emozioni a quello delle munizioni, comincia a contare più della qualità della presentazione, la “quantità” della stessa: i numeri, i dati, le tonnellate di carta che spesso nascondono risultati tutt’altro che conclusivi. Visto che il cliente paga, pretende comprensibilmente che questo accumulo di munizioni lo faccia io al suo posto, altrimenti, a fronte di una presentazione “ispirata” ed emozionale, come farebbe lui a “rivenderla” al suo capo? Dovrebbe a sua volta faticare per emozionarlo e difficilmente ne avrà la voglia…

Il secondo aspetto è ancora più culturale del precedente ed è la diffidenza generalizzata e montante verso la parola scritta. Di questa piaga abbiamo già detto altre volte, ma hanno un bel dire questi esperti che a una presentazione affascinante va affiancato, se proprio si deve, un documento con gli hard facts rilevati (i numeri, le statistiche, ecc.), ma al giorno d’oggi chi li leggerebbe?

Buon rientro a tutti.

PS: ho trovato una bella striscia di Dilbert sull’argomento, ma visto che vogliono i soldi per usarla (tipo 100$/mese…) ve la linko soltanto.

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1 pensiero su “Bullet (points) can kill

  1. Jedan58No Gravatar

    Sul tuo punto 3. La cosa è già possibile fin dalla versione 2007 di Powerpoint. Si chiama “visualizzazione relatore” disponibile dal menu “presentazione”. La presenza di un monitor esterno è ovviamente fondamentale. In questa modalità l’operatore proietta le schede all’esterno e vede sul proprio monitor una miniatura di queste e tanto tanto spazio per note, appunti e addirittura testo da leggere per intero.

    Ciao,

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