No, PowerPoint, no

Tempo fa, per lavoro, mi è stato chiesto di fare una ricerca sui modi che il resto del mondo utilizza per migliorare le presentazioni in PowerPoint. La nostra azienda progetta e realizza ricerche di marketing, pertanto gran parte della reportistica che produce è costituita da presentazioni in PowerPoint contenenti grafici, tabelle e commenti. E’ evidente che per quanto curate nella forma e coordinate negli stili alla lunga sono un po’ stucchevoli: i grafici sono sempre gli stessi, le tabelle si guardano, ma non si leggono e, soprattutto, visto che PowerPoint ce l’hanno tutti nulla è mai veramente originale. Di qui la richiesta.

Innanzitutto, bisogna dire che “in giro” si trova ben poco, come se PowerPoint fosse un qualcosa di “maturo” e non migliorabile, anche se, va detto, nessuno perde un’occasione per parlarne male, facendo prevalere la rassegnazione sull’entusiasmo.

Quello che ho trovato si può dividere in tre macro-categorie:

  1. le “guide” per la creazione e il delivery di una presentazione efficace.
  2. le biblioteche di immagini ed effetti per “movimentare” la presentazione.
  3. le presentazioni vere e proprie che costituiscono per un verso o per l’altro delle pietre miliari del genere.

 Le guide.

In generale, c’è di tutto di più (libri, blog, manuali di autostima, corsi, ecc.), ma nessuno va significativamente oltre i normali consigli di buonsenso (tenere le slide concise, non scrivere piccolo, cercare di avere un capo e una coda, ecc.), oltre a tutto il solito armamentario del “parlare bene in pubblico”. Il problema di tutto questo materiale, a mio avviso, è che, sebbene utile per “farsi un’idea” di cosa vuol dire presentare e affrontare il prossimo, ha come obiettivo principale il “fare bella figura” (belle immagini, frasi a effetto, trucchetti vari, ecc.), non l’essere originali. Leggersi questo materiale, opportunamente de-americanizzato, può essere utile per tutti, ma appunto è una “lettura”, un’azione igienica, per dirla con Maaslow, ma niente di più. Ognuno la dovrebbe far propria e utilizzare filtrandola con la propria sensibilità, ma il beneficio che se ne trae è soltanto quello di non fare errori, non certo quello di arrivare a produrre la killer presentation.

 Le biblioteche.

Si va dagli elementi PowerPoint veri e propri, tipo Presentation Load, alle gallerie di immagini, a oggetti personalizzabili (tipo timbri, cartelli, cose scritte “a mano”, ecc.) sia gratis, sia a pagamento. Utilizzate con buonsenso, sono cose anche carine, ma io credo che mal si adattino al nostro tipo di  presentazioni e, alcune, soprattutto quelle gratuite, sembrano davvero un po’ poverelle e, soprattutto, “antiche” rispetto alla sensibilità estetica recente.

Le presentazioni killer

Alcune sono bellissime, davvero, quasi geniali, ma hanno tutte il limite di essere appunto “presentazioni” che lasciano spazio ad una narrazione orale che veicola il vero messaggio. Inoltre, sono presentazioni a tema, esprimono concetti e cercano di farli capire…

Qui c’è qualche esempio (1, 2, 3, 4, 5) che dimostra che questo tipo di materiali, pur essendo affini al nostro business a livello di argomenti, mi sembra più un sostituto di un documento Word che di un file Excel. Insomma, rispetto alle nostre esigenze, troppe chiacchiere e pochi numeri.

Conclusioni.

a)      L’impressione netta che si ricava dalla ricerca è che PowerPoint ce lo dobbiamo tenere così com’è. E’ uno strumento potente, ma che va utilizzato in modo attento e conservativo, senza strafare e quindi utilizzando il 20% delle cose che può fare… Perché le altre cose, il rimanente 80%, sono unanimemente considerate “brutte”. I veri spazi di miglioramento sono lasciati all’integrazione di contenuti esterni: immagini, citazioni, doodle, ecc. E’ su questi aspetti che bisogna lavorare, ma è difficile imporre ai singoli la “fantasia” nella routine quotidiana.

b)      Tutte le presentazioni killer e, in parte, anche le biblioteche di contenuti non sono auto esplicative e hanno sempre bisogno di una narrazione orale… Questo è il tipo di presentazione per cui si trova materiale e letteratura in giro. Sarebbe già qualcosa, se non fosse che nel nostro caso – tranne forse per le ricerche qualitative – non sono le slide a dover essere a supporto della narrazione, ma la narrazione (quando c’è) a supporto delle slide.

c)       Tranne questo articolo (banalotto), non ho trovato praticamente nulla che aiutasse a gestire le slide di numeri e grafici tipo le nostre.

Proposte

Le slide di dati, grafici e risultati sono, per il nostro tipo di presentazioni, inevitabili e pare, purtroppo, difficilmente migliorabili (ovviamente una volta scelti colori che non fanno a botte, numeri che si leggono bene, ecc.). Si potrebbe pensare di dedicare una parte della presentazione, all’inizio o alla fine, comunque poche slide, a veicolare il messaggio vero della ricerca, al di là dei numeri. Tutto questo si fa già (e ci mancherebbe), ma si potrebbe cominciare a pensare di ispirarsi alle killer presentation per queste parti più discorsive.

Immagini evocative, vignette, citazioni, grafi, mappe neurali, tag cloud… Sono tutti oggetti belli e interessanti da utilizzare, ma la loro forza non è nell’oggetto in sé, ma nella “fantasia”, nella “cultura” e nel potenziale evocativo, possibilmente laterale e sorprendente, del loro utilizzo. Io penso che questo vada stimolato e incoraggiato, ma sta al singolo (avere il tempo di) fare le sue scelte.

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5 pensieri su “No, PowerPoint, no

  1. Jedan58No Gravatar

    Presentazioni? Fondamentalmente le odio ma ne riconosco un’utilità molto parzialmente.
    Ogni volta che sono mio malgrado costretto ad usarle spero sempre di averne di già fatte perché se devo farle io da zero mi viene l’orticaria.
    Perché? Innanzi tutto perché sono un fantastico oratore 🙂 uno di quelli che cattura l’attenzione tenendola alta e che è in grado di descrivere concetti anche complessi con la sola parola :-). Tutto questo perché “credo” in quel che dico.

    Ma ne comprendo l’utilità quando, come nel caso dei grafici od illustrazioni/fotografie ecc, un’immagine vale più di mille parole!

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  2. Kilgore TroutNo Gravatar

    Curiosamente mi sono occupato, per la fondazione per cui lavoro, della stessa problematica, in maniera più focalizzata magari verso le presentazioni scientifiche.

    Ne sono uscito con una nutrita bibliografia di “how to”s, alcuni anche molto belli e che se vuoi posso condividere (anche in formato per kindle!), con i quali ho sicuramente migliorato l’aspetto e l’appeal delle mie presentazioni.

    Devo dire però che quando si tratta di numeri non c’è moltissimo da fare. Certo si potrebbe usare LateX e dare un aspetto molto formale al tutto ma alla fine si tratta di tecnicismi. Le regole base sono sempre quelle, anche se sarebbe interessante formalizzarle, in italiano, una volta per tutte. Questa potrebbe essere un’idea per sviluppare un progetto di pubblicazione che sicuramente latita nella nostra lingua….pensaci! Anzi pensiamoci…

    Quello che mi sento di condividere è il concetto, ripetuto in più di un manuale, che powerpoint va usato per quello che è, e se c’è bisogno di molte parole scritte e di molte tabelle o grafici forse stiamo sbagliando il mezzo. In quel caso non serve una presentazione ma, forse, un bel documento word.

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    1. jestercap72No Gravatar Autore articolo

      Mi è sembrato anche a me che ci fosse “meno materiale” di quanto uno si potrebbe aspettare… Parliamone. Davvero. A settembre?

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  3. Pingback: Bullet (points) can kill – Il cappello del giullare » Il cappello del giullare

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